Аккредитованный удостоверяющий центр
▼ Выберите ваш город ▼
Центр Выдачи
Электронных Подписей

Электронная подпись за 1 час для:

Статьи по бухгалтерским и финансовым программам

Когда компания переходит на электронный обмен документами это означает, что безбумажную коммуникацию ей теперь предстоит выстраивать с тремя сторонами: контрагентами, партнерами и ФНС. После того как организация подключается к оператору электронного документооборота, местная налоговая инспекция получает уведомление о появлении нового налогоплательщика присоединившегося к электронному обмену. С этого момента вместо сканов компания начинает отправлять в ФНС электронные подлинники.

Документы каких форматов принимает ФНС?

Есть приказы ФНС РФ от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168@ и от 29.06.2012 N ММВ-7-6/465@, в которых зафиксированы правила представления электронных документов по каналам интернета. Согласно им должен соблюдаться один момент: если в организацию поступило электронное требование, то и документы следует представлять в электронном виде. Бумажные экземпляры для этого сканируют и заверяют, а электронные подлинники, находящиеся в сервисе обмена, выгружают вместе с файлами ЭП.

Перед загрузкой документов в специализированного оператора связи, нужно проверить форматы. ФНС принимает только три формата. Поэтому проследите, чтобы электронные подлинники имели расширение XML, а отсканированные экземпляры – TIFF или JPG.

Пробелы законодательного характера

Электронные документы бывают формализованными и неформализованными. К формализованным относятся те, чьи форма и формат соответствуют нормам налогового законодательства. На данный момент известны три вида формализованного электронного документа – это счет-фактура, акт выполненных работ, товарная накладная (форма №ТОРГ-12). Остальные документы – неформализованные.

По закону формализованные документы должны соответствовать формату XML. При этом счета-фактуры обязаны удовлетворять данному требованию, а вот в отношении первичной документации это условие носит рекомендательный характер. Но имейте в виду, если вы отправляете акт или накладную не в XML, эти документы в автоматическом порядке причисляются к неформализованным.

При представлении формализованных документов в контролирующие органы трудностей не возникает. Другое дело – как быть с документами, созданными или полученными в таких форматах, как DOC, PDF, XLS? Эта тема под большим вопросом

Решение есть

В законодательстве РФ процедура представления неформализованных электронных документов по требованию никак не расписывается. Приведем пример. Представьте, что у вашей компании истребуют документ, который вы создали в DOC и подписали в том же формате. Каковы будут ваши действия? Вы произведете его выгрузку из сервиса обмена, параллельно с этим выгрузив файлы ЭП. Таким образом, на выходе у вас получается три файла: сам договор, файл ЭП и файл подписи вашего контрагента. Отправить документ через спецоператора в таком виде вы не сможете, так как формат не XML. Как же поступить?

  1. Использовать программу-конвертор и преобразовать DOC в нужный формат. Например, в JPG, TIFF или XML. Но здесь снова возникает вопрос: что получится в итоге такого переформатирования? Скорее всего, только копия электронного договора. Примет ли ее налоговая? В Приказе ФНС РФ N ММВ-7-6/465@ при упоминании TIFF и JPG говорится об отсканированных копиях бумажных подлинников. А так как договор не имеет утвержденного формата XML, инспекция его проверить точно не сможет. Кроме того, непонятно, как поступить с файлами ЭП. Данный способ явно не годится.

  2. Переформатировать, используя сканер. Документ распечатывают, отдают руководителю на подпись, ставят печать и сканируют, сохраняя скан в TIFF или JPG. Правда, и здесь есть свои темные пятна. Во-первых, получается копия с копии. Во-вторых, остается непонятно, как поступить с файлами ЭП.

Оба представленных способа возможны с технической точки зрения, но на практике они пока не реализованы.

Универсальный формат

В 2015 году налоговая не должна обойти вниманием такую проблему, как выбор универсального формата. В сентябре 2014-го вышла новость о том, что эксперты Минкомсвязи для обмена между ведомствами определили такой унифицированный формат, как PDF/A. Не исключено, что и в B2B-секторе обмен неформализованными документами будет осуществляться с помощью подобного формата.

Есть вероятность, что в 2015 году будут утверждены новые форматы, предназначенные для договоров, счетов и других документов.

Эксперты Synerdocs рекомендуют:

  1. Если форматы электронных документов разработаны, значит, их нужно использовать. Причем использовать смело, так как ФНС без проблем принимает формализованные документы.

  2. Неформализованные документы продолжайте представлять на бумажных носителях. Поступать так рекомендуют и в самом Министерстве финансов Данная информация отражена в письмах Минфина от 11.01.2012 03-02-07/1-1 и от 11.01.2012 03-02-07/1-2. Как изменится форма представления в дальнейшем, что в конечно итоге выберет ФНС, пока неизвестно.

  3. Все возникающие вопросы компаниям лучше решать непосредственно со своим оператором и налоговой инспекцией. Как правило, оператор ЭДО охотно идет на контакт. Налоговые также лояльно настроены к организациям, переходящим на электронный обмен документами. Компании-первопроходцы вместе с представителями контролирующих органов могли бы оказать должное влияние на процесс законотворчества и на уровне нормативно-правовых актов закрепить лучшие практики обмена первичной документацией.


Источник: Бухгалтерский учет. Налогообложение. Аудит.

При вопросе укажите: 1) вы организация, ИП или физ. лицо 2) налог (УСН/ ОСНО, ЕНВД).
Отвечайте за нас, кто сможет. Любое знание и опыт могут быть полезными. Администрация

На правах рекламы

    Рейтинг@Mail.ru    

Ильдар

© 2008 - 2016 OtchetOnline - аккредитованный удостоверяющий центр
Тел.: 8 800 7007 801 (звонок бесплатный)