Аккредитованный удостоверяющий центр
▼ Выберите ваш город ▼
Центр Выдачи
Электронных Подписей

Электронная подпись за 1 час для:

Статьи по бухгалтерским и финансовым программам

Развитие Интернета и программного обеспечения в последние 10 лет стало причиной довольно обширного и серьезного процесса — перехода на электронный документооборот. Сам по себе этот процесс еще далек от завершения: слишком много нюансов, учесть которые необходимо для того, чтобы движение документов было стабильным и бесперебойным, не до конца продуманы механизмы контроля и создания единых баз данных. Но все это — рабочие моменты, которые при нынешних темпах виртуализации финансовой системы неизбежно будут приведены к общему знаменателю

От дискеты к Интернету


Электронный формат некоторых документов был доступен еще в конце девяностых, тогда для простоты и удобства бухгалтеры пользовались пусть и не совершенными, но более легкими, чем кипы бумаг, дискетами. Позже этих «динозавров» сменили компакт-диски и флеш-накопители. Сейчас уже не нужно иметь при себе стопку носителей для того, чтобы работать с любого компьютера удаленно, иметь возможность форматировать документ или отсылать его контрагенту на сверку. С этой задачей вполне успешно справляется Интернет.

Конечно, актуализировались вопросы безопасности, которые потребовали использования специализированных каналов связи, например, для отправки документов в фискальные органы. Но, так как это является частью общей системы электронного документооборота, эти моменты органично вписались в общий процесс.

Дешево или дорого?


Первым и главным аргументом в пользу массового перехода компаний на электронный документооборот считается удешевление самого процесса ведения бухгалтерского и налогового учета. И действительно, переход этот позволяет сэкономить довольно много средств:

1. Компания больше не нуждается в таком количестве бумаги, следовательно, можно обойтись без лишней оргтехники, да и полок под бумажные архивы понадобится на порядок меньше.

2. Благодаря снижению объемов документации на бумажных носителях – а в крупной компании их может быть колоссальное количество – есть возможность сэкономить на офисных площадях.

3. Если нет необходимости проводить заполнение и сверку документов вручную, можно оптимизировать количество работников бухгалтерии и значительно снизить нагрузку на тех, кто остался.

4. Экономия времени очевидна, ведь документы в электронном виде легче перепроверить и сформировать. Сам процесс происходит в разы быстрее.

В то же время, существует ряд затрат, которых избежать не удастся даже при переходе на электронный документооборот:

1. Чтобы иметь возможность переводить часть бумажных документов в электронный формат, понадобится, как минимум, хороший сканер.

2. Желательно иметь более совершенные компьютеры с системой безопасности для работы с электронными документами и программами.

3. Необходимо использовать и своевременно обновлять бухгалтерский софт и своевременно обучать персонал работе с ним.

4. И, разумеется, стоит заранее позаботиться о безопасной передаче данных, то есть заключить договор на оказание услуг оператора электронного документооборота и спецканалами связи.

Очевидные плюсы


Конечно, экономия — это самое очевидное преимущество перехода организации на электронный документооборот. Очевидное, но не единственное. Второе, не менее ценное преимущество — это универсальность системы. Она подходит как малым предприятиям и индивидуальным предпринимателям так и огромным корпорациям и холдингам. В чем еще плюсы электронного документооборота?

1. Абсолютная прозрачность и возможность контроля обусловлена единооборазностью всей системы в целом. Руководитель организации без труда может отслеживать любые процессы, происходящие в компании – достаточно иметь постоянный доступ к системе. Прежде всего, это позволяет успешно и оперативно отслеживать исполнение, получение и создание любых документов на любом этапе. И, конечно, вносить своевременные корректировки.

2. Повышение уровня ответственности исполнителей также является неоспоримым преимуществом внедрения электронного документооборота. Нередко, зная о том, что процесс исполнения документа нельзя отследить в режиме реального времени, исполнители пренебрегают сроками и качеством. В системе электронного документооборота весь процесс — от создания документа до его исполнения — находится «как на ладони». Руководитель легко может отследить и скорость, и качество исполнения поручений и задач.

3. Экономия человеческих ресурсов. Период сдачи отчетностей проверок и сверок — горячее время для любого бухгалтера. Для «бумажной» бухгалтерии требуется много усилий, чтобы произвести все работы в установленные сроки и избежать штрафов и ответственности. А использование системы электронного документооборота намного ускоряет не только создание, поиск, обработку и рассылку документов, но и сам процесс составления сводок, отчетов и реестров. Таким образом, времени и сил тратиться меньше, а вероятность ошибок и недочетов сводится к минимуму.

4. Повышение уровня конфиденциальности всех этапов и процессов. Исключается сама возможность вмешательства сотрудников, не имеющих достаточного уровня компетенции, в определенные процессы. Объясняется это тем, что все участники системы имеют строго регламентированный доступ к документам, обусловленный их полномочиями. Еще одно немаловажное преимущество заключается в невозможности изъятия или подмены каких бы то ни было документов. А вот в «бумажной» бухгалтерии пропажа одного, двух листов — вполне возможна.

Что касается минусов, а есть и они, то здесь речь идет скорее о техническом оснащении и его совершенстве. Если система безопасности не достаточно хороша, возможно попадание вирусов. Да и техника имеет свой ресурс. Чтобы избежать неприятностей, необходимо тщательно продумать систему резервирования, которая поможет вовремя обезопасить весь процесс и минимизировать потери в случае сбоя.


Источник: Бухгалтерский учет. Налогообложение. Аудит.

При вопросе укажите: 1) вы организация, ИП или физ. лицо 2) налог (УСН/ ОСНО, ЕНВД).
Отвечайте за нас, кто сможет. Любое знание и опыт могут быть полезными. Администрация

На правах рекламы

    Рейтинг@Mail.ru    

Ильдар

© 2008 - 2016 OtchetOnline - аккредитованный удостоверяющий центр
Тел.: 8 800 7007 801 (звонок бесплатный)