Аккредитованный удостоверяющий центр
▼ Выберите ваш город ▼
Центр Выдачи
Электронных Подписей

Электронная подпись за 1 час для:

Статьи по бухгалтерским и финансовым программам

Нередки случаи, когда организации задумываются об использовании электронного документооборота в своей деятельности. В этой связи возникают вопросы – учитываются  ли расходы, подтвержденные электронными документами, для целей исчисления налога на прибыль как быть в случае проведения камеральных и выездных налоговых проверок, нужно ли хранить распечатанные версии электронных документов и другие?

Возможность документального подтверждения расходов организации для целей исчисления налога на прибыль, оформленных первичными документами, подписанными электронной подписью


Согласно ст. 160 ГК РФ при совершении сделок в письменной форме допускается использование электронной подписи, в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон № 63-ФЗ). На основании п. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Согласно п. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон №402-ФЗ) первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, оформленные в соответствии с законодательством Российской Федерации, при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Таким образом, документ, оформленный в электронном виде и подписанный квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью), может являться документом, подтверждающим расходы, осуществленные налогоплательщиком в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается требование о составлении такого документа на бумажном носителе. И Минфин России разъяснял неоднократно, что организация вправе выставлять и получать от контрагентов первичные документы (в том числе, акты выполненных работ) в электронном виде, кроме тех случаев, когда федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе (письма Минфина России  от 12.04.2013 № 03-03-07/12250, от 23.01.2013 № 03-03-06/1/24, от 11.01.2012 № 03-02-07/1-1 и № 03-02-07/1-2,).

Представление документов в электронном виде по требованию налогового органа в ходе камеральной и выездной проверок


Согласно п. 2 ст. 93 НК РФ представление документов на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий. В случае если истребуемые у организации документы составлены в электронном виде по форматам, предусмотренным ФНС России организация может направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи Порядок направления требования о представлении документов и порядок их представления по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи установлены Приказом ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@.

Соответственно, налогоплательщик может направить в налоговый орган только документы, полученные в электронной форме, составленные по установленным ФНС форматам, по телекоммуникационным каналам связи (письма Минфина России от 11.01.2012 № 03-02-07/1-1, 03-02-07/1-2, ФНС России от 29.05.2013 № ЕД-4-3/9773@).

Если истребуемые документы составлены в электронном виде не по установленным форматам, то представление документов производится на бумажном носителе в виде заверенной копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью) (письмо Минфина России от 11.01.2012 № 03-02-07/1-1).

Порядок архивирования данных. Необходимость создания копий электронных документов на бумажном носителе и хранения в бумажном виде


В соответствии с частями 1 и 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Таким образом, документы экономического субъекта, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

При определении конкретных сроков хранения отдельных бухгалтерских документов можно руководствоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее - Перечень). В соответствии с п. 1.4 Перечня исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства.

В результате, хранение электронных документов осуществляется согласно разработанной в организации номенклатуре дел и с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного и временного хранения. Храниться должны не только сами документы, но и сведения о документах, содержащихся в электронных карточках.

В локальном нормативном акте руководитель организации с учетом действующих в организации программно-технических средств определяет место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения. Документы с ЭП подлежат хранению в хранилищах электронных документов участников информационного взаимодействия совместно с соответствующими открытыми сертификатами ключей проверки ЭП.

Электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.
По мнению Минфина России, первичные документы и документы бухгалтерского учета могут храниться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами РФ. При этом хранение таких документов на машинных носителях информации следует осуществлять в соответствии с ч. 2 ст.15 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон). Например, аккредитованный удостоверяющий центр обязан хранить в течение срока его деятельности, если более короткий срок не предусмотрен нормативными правовыми актами Российской Федерации следующую информацию:

1) реквизиты основного документа, удостоверяющего личность владельца квалифицированного сертификата - физического лица;

2) сведения о наименовании, номере и дате выдачи документа, подтверждающего право лица, выступающего от имени заявителя - юридического лица, обращаться за получением квалифицированного сертификата;

3) сведения о наименованиях, номерах и датах выдачи документов, подтверждающих полномочия владельца квалифицированного сертификата действовать по поручению третьих лиц, если информация о таких полномочиях владельца квалифицированного сертификата включена в квалифицированный сертификат.

Законом не определяется форма (бумажная, электронная, иная) хранения названных сведений, но в связи с тем, что Закон регулирует отношения по поводу электронной подписи, то основная часть аккредитованных удостоверяющих центров организует хранение информации в электронной форме в виде собственной или купленной (арендованной) информационной системе.

Если организация ведет электронный документооборот, то документы не следует  распечатывать, так как законодательством РФ о бухгалтерском учете и о налогах и сборах не предусмотрено дополнительное формирование и хранение на бумажных носителях документов при условии их хранения в электронном виде в составе архива электронных документов.


Источник: Бухгалтерский учет. Налогообложение. Аудит.

При вопросе укажите: 1) вы организация, ИП или физ. лицо 2) налог (УСН/ ОСНО, ЕНВД).
Отвечайте за нас, кто сможет. Любое знание и опыт могут быть полезными. Администрация

© 2008 - 2017 OtchetOnline - аккредитованный удостоверяющий центр
Тел.: 8 800 7007 801 (звонок бесплатный)